Como é gerenciar um projeto na área jurídica?

Planejar, executar e monitorar projetos de um escritório de advocacia é uma tarefa muitas vezes desafiadora! O advogado geralmente está tão focado nas tarefas diárias, no grande volume de processos e na rotina pesada, que precisa utilizar técnicas e metodologias de outras áreas para realizar a gestão de projetos do seu negócio, e na maioria das vezes contar com o apoio de um software jurídico.

A gestão de projetos qualquer que seja a área inicia com a escolha dos métodos que serão utilizados e na sequência vem de uma forma muito importante, a boa comunicação entre a equipe e o uso de ferramentas de apoio nesse processo. Nesse artigo falaremos mais sobre a etapa de adoção e implementação da ferramenta adequada para o desenvolvimento de cada projeto.

Leia também: ferramentas importantes usadas na advocacia para atendimento ao cliente. 🙂

Vamos falar um pouquinho sobre como um software jurídico pode ser o grande diferencial para que o seu escritório tenha mais planejamento e prática na gestão de projetos.

Como realizar a gestão de projetos na advocacia

Com certeza em algum momento da sua carreira profissional ou da gestão do seu negócio você e sua equipe já iniciaram um projeto que foi interrompido no meio do caminho, certo?

Se minha suposição não estiver errada, você vive o que a grande maioria dos profissionais vivenciam. Começar ou manter uma gestão de projetos consistente nos escritórios de advocacia, bem como em qualquer outra área, é um grande desafio. Entretanto, com uma boa preparação e um planejamento adequado é possível enfrentá-los com muito mais sabedoria e segurança.

Para que a sua realidade seja assim, com uma gestão adequada de projetos, vamos ver alguns passos importantes nesse processo:

Você conhece a técnica de gestão de projetos 5W2H? Esse é um método eficaz de um check-list administrativo de tarefas, prazos e responsabilidades. 

O significado do nome é:

• What (o que vai ser feito)
• Why (por que será feito ou como a tarefa contribui para atingir o objetivo)
• Where (onde será feito)
• When (quando será feito)
• Who (quem é o responsável)
• How (como será feito)
• How much (quanto vai custar)

O uso do método 5W2H na advocacia é bastante difundido. Ele é muito útil nos planejamentos estratégico, práticos e operacionais, além de ser usado também na gestão de projetos, gestão de riscos e gestão de orçamentos.

Como otimizar a gestão de projetos utilizando um software jurídico?

Segurança na tomada de decisão

Neste tópico falaremos sobre como tratar o H do método 5W2H, que significa “how much” (quanto vai custar). O custo de um projeto pode ser tanto em valor financeiro quanto em tempo demandado.

Um exemplo seria quando a sua equipe tem para desenvolver um projeto com o objetivo de aumentar a receita mensal líquida do escritório em 30%. 

Com esse foco as seguintes ações foram definidas:

1. Analisar casos/processos e valores de débitos; e
2. Cobrar clientes inadimplentes.

Com o apoio de um software jurídico é possível localizar e acessar todos os dados financeiros, além de informações sobre processos, casos e clientes de uma forma extremamente simples rápida e segura.

Com essa prática é possível mapear e acompanhar os débitos e as pendências, analisar rapidamente o contrato de honorários, gerar relatórios e muito mais. De uma forma resumida e eficaz, você terá acesso a todos os dados financeiros, dados de clientes, processos, e com isso otimizar a tomada de decisão de forma rápida e assertiva.

Utilizando a facilidade do financeiro do seu software jurídico é possível analisar a viabilidade de algum projeto, o que precisa de investimento, qual valor seria e a partir da análise do caixa, dar andamento ou não. Outra forma eficiente do uso do software nesse projeto de arrecadação financeira é a cobrança que pode ser feita através dele e também a emissão de boletos e controle de todo contas a pagar e receber do escritório.

Simplicidade e otimização na delegação de tarefas

A delegação de tarefas é uma fase importantíssima na gestão de projetos. Para que uma tarefa aconteça de acordo com o planejamento é necessário que a mesma seja bem definida, delegada, tramite em ambiente adequado e tenha seu desenvolvimento acompanhado até o final.

O software jurídico pode facilitar todo esse ciclo. Na etapa do “what” (o que vai ser feito), “who” (quem vai fazer) e “why” (por que essa atividade vai ser feita), veremos como tudo pode ser simples e eficaz!

O sistema fornece um ambiente ideal para a gestão de atividades e tarefas em escritórios de advocacia, facilita todo o trabalho em equipe, além de permitir também que cada integrante tenha autonomia suficiente na sua atuação, se responsabilizando por suas entregas.

Como um advogado (a) pode fazer delegação de tarefas em um escritório de advocacia …

Diante do planejamento de um projeto é necessário definir os responsáveis e envolvidos nele, se você ou alguém da equipe ficará, por exemplo, responsável por criar uma lista de tarefas e inserir os compromissos na agenda (já integradas com as agendas do Google, Outlook e Apple).

Outra dica importante é deixar tudo mais contextualizado no sistema, exemplo: as listas de atividades podem ser relacionadas a um processo, caso ou cliente. Isso facilita muito todo controle, distribuição e acompanhamento das atividades. 

Criar tarefas a partir de atualizações dos processos ou prazos processuais, é outro item bastante útil. Essa é uma ótima maneira de facilitar o trabalho em equipe, já que permiti a divisão das atividades. Além disso, quando alguém receber uma demanda o sistema já notifica com um alerta interno ou por e-mail, permitindo a ciência e o tratamento da solicitação de imediato.

Aprimoramento das competências do líder ou gestor

A gestão de atividades no software jurídico torna muito mais prático o trabalho de um líder ou gestor de projeto, além de ser uma excelente forma de facilitar o alinhamento da equipe com todas as atividades, informações e resultados.

O colaborador responsável pela execução da atividade recebe a notificação via e-mail ou pelo sistema, ou ainda no celular, podendo delegar para quem desejar e acompanhar todo o status da mesma, se foi concluída, em andamento, ou está atrasada.

Esse cenário proporciona ao gestor jurídico uma visão geral de tudo que acontece no escritório, oferecendo muito mais controle e feedback sobre o andamento de cada projeto.

Tudo isso tem muita relação com o “how” o “when” da técnica 5W2H abordada no início do artigo. Afinal, o software jurídico possibilita ao líder e colaboradores envolvidos saber como e quando cada tarefa será realizada. 

Organização e controle na gestão dos projetos

Poder utilizar um sistema como apoio no desenvolvimento de um projeto, principalmente que atenda as demandas da advocacia, é sem dúvida alguma um grande diferencial na forma como a gestão dos projetos é realizado.

A gestão dessa forma oferece maneiras práticas para que a equipe trabalhe com foco, de forma colaborativa e sem necessidade de micro gerenciamento, já que o sistema concentra, organiza e relaciona as informações necessárias para condução do projeto. E com uma ferramenta assim, completa, fácil de usar, que oferece economia de tempo, de mão de obra e financeiro, o resultado positivo do seu negócio é algo certo.

Espero que este artigo tenha esclarecido como realizar uma gestão de projetos na área jurídica e como um software jurídico pode ser grande aliado nessa missão, uma ferramenta essencial desse processo.

E para interagirmos um pouco mais deixe em comentários alguns motivos que você acha que geram a necessidade e a vantagem para se contratar um software jurídico!

Comente aqui embaixo nos comentários, vamos adorar saber, e seu colega de profissão terá novas experiência com o seu relato 🙂

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