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O que é um BI e sua importância em um escritório de advocacia

O conceito de BI consiste na coleta, organização, análise, compartilhamento e monitoramento de informações que oferecem suporte à gestão de negócios. Ele pode ser utilizado em organizações de diferentes tamanhos e segmentos.

E o que um BI pode fazer em um escritório de advocacia?

Com o fluxo de informações existente em um escritório de advocacia, com grande volume de dados, encontrar maneiras de gerenciá-los é fundamental. Nessa hora o sistema de Business Intelligence se torna um grande aliado do advogado.

Business Intelligence ou inteligência empresarial são soluções, métodos e processos de coleta, organização, análise e interpretação de dados brutos. Esses dados são convertidos em informações úteis e usados na tomada de decisão e nas estratégias de um negócio.

Você advogado e advogada, proprietários de um escritório de advocacia podem usar o BI no seu dia a dia de várias formas. Essa ferramenta pode ser implantada em escritórios de qualquer porte e auxilia na organização de dados, facilita a busca de informações, otimiza o tempo dos colaboradores, aumenta produtividade e viabiliza a tomada de decisões, já que as informações estão integradas, relacionadas e disponíveis de forma muito eficaz.

O sistema de BI é um meio poderosíssimo de aumentar a produtividade e performance nos escritórios de advocacia, ao proporcionar um banco de dados organizado e facilmente gerenciável, onde as informações são localizadas facilmente de forma dinâmica e ágil. Além dessas vantagens a ferramenta oferece outros inúmeros benefícios, dentre eles: gestão inteligente, possibilidade de decisões assertivas, otimização de processos, oportunidade de negócio e informações centralizadas garantindo assim, maior segurança e rentabilidade ao negócio.

Há uma prática antiga e ainda tradicionalista no meio jurídico que é a utilização de planilhas para controles de dados e cruzamento de informações para gestão. Elas podem ser utilizadas para diversas finalidades. Quando menores os Escritórios de advocacia ou em seu início, as planilhas podem ser úteis e versáteis para muitas atividades, como documentar todos as informações, processos e posteriormente consulta-los e analisa-los. Em um caso assim pode até ser que a planilha, ainda possa ser usada de forma mais segura, já que o número de clientes e dados não é tão grande, porém, nunca proporcionará a mesma performance e resultado que um sistema possibilitará.

O cruzamento de informações em tempo real de forma segura, sem interferência humana, você encontrará apenas em um sistema tecnológico como os softwares jurídicos, que fazem o controle de processos e a gestão total do seu escritório de advocacia, inclusive com a ferramenta de BI integrada em sua plataforma

Se tem acompanhado nossos artigos, sabe o quanto já falamos sobre a revolução e a inovação tecnológica que o universo jurídico tem vivenciado, correto?

 Possibilidade de utilizar ferramentas tecnológicas que coletam e cruzam dados gerando relatórios para a tomada de decisão é cada vez mais necessário, também em escritórios de advocacia. Não há como fugir dessa realidade!

Incorporar recursos de BI na gestão, não é somente para indústrias ou grandes organizações. Empresas de qualquer segmento e escritórios podem e devem se beneficiar dessa grande ferramenta de maneira igualitária e extremamente benéfica.

Mais do que um assunto em pauta no mercado, essa é uma técnica cada vez mais utilizada e explorada na gestão organizacional. Procurar por Soluções específicas voltadas para escritórios de advocacia podem significar um avanço qualitativo e produtivo imensurável para o seu negócio.

Vamos detalhar um pouco mais os benefícios do BI para o seu escritório de advocacia?

Softwares de CRM, ERP ou até mesmo planilhas são ferramentas que podem ser utilizadas em uma organização para acompanhamento e análise de  indicadores, sejam eles econômicos, processuais, de produtividade, vendas e outros. Diferentemente do que acontecia no passado, investir em tecnologia hoje está muito mais viável e simples, não sendo mais preciso adquirir licenças de software e nem mesmo investir em grandes equipamentos com alta capacidade de armazenamento e processamento de dados. Hoje tudo isso é feito com armazenamento nas nuvens e consequentemente há uma redução nos custos e essas técnicas se tornam cada vez mais acessíveis mesmo para organizações de menor porte.

E como explorar todos as vantagens que essa ferramenta proporciona à rotina do escritório de advocacia?

Mesmo a maioria das pessoas associando as soluções de BI apenas às indústrias ou grandes empresas, os escritórios de advocacia são grandes possíveis clientes que se beneficiarão de forma completa dessas soluções. Softwares jurídicos desenvolvidos para escritórios de advocacia, como o Nexus, já são uma realidade no mercado cada vez mais disseminada e que pode transformar completamente a forma como o seu negócio é gerenciado e consequentemente os resultados obtidos. Os benefícios são inúmeros e vão desde a automatização de tarefas até o acesso e visualização de relatórios detalhados e seguros que viabilizam a tomada de decisão.

Otimização de processos

O uso de sistemas de BI permite aos gestores o mapeamento da forma de trabalho de uma organização. Ao conhecer e analisar melhor os processos tornam possível aperfeiçoar cada uma das etapas. Esse aperfeiçoamento pode resultar na execução mais ágil de atividades e tarefas ou até mesmo na captação de informações mais precisas.

Monitoramento e Análise de desempenho

Qualquer que seja o segmento e a empresa, a busca por melhorias em relação ao desempenho é o maior objetivo: fazer mais com menos é uma meta sempre almejada. Podendo monitorar e analisar o desempenho dos colaboradores, os gestores passam a conseguir facilmente identificar problemas e agir rapidamente para minimizá-los ou eliminá-los completamente.

Minimização de erros e antecipação de problemas

As ferramentas de BI são companheiras importantes no planejamento de uma companhia. Por meio da automatização de tarefas é possível reduzir o número de erros. Já a partir da análise de dados torna-se viável antecipar problemas, permitindo que o seu escritório esteja melhor preparado para enfrentar adversidades.

Proatividade e foco em atividades do segmento do negócio

Com o uso de uma ferramenta de apoio na gestão é possível deixar um grande volume de serviços burocráticos em segundo plano, todos os colaboradores ganham um tempo livre e com isso podem focar em tarefas mais importantes e relevantes para o escritório. Aí entra: análise de dados e do atendimento, prospecção de novos clientes, estratégias de novos negócios e outros. As atividades mecânicas e manuais não deixam de ser realizadas, entretanto, passam a consumir menos tempo o que é importantíssimo na dinâmica de crescimento e evolução do negócio.

Você já conhece o software jurídico que a Ultimatum oferece? Saiba que ele pode transformar completamente a rotina e a gestão do seu escritório de advocacia. Entre em contato com os nossos especialistas para conhecer as melhores soluções para o seu segmento.

Software Jurídico Nexus

Com o Software Jurídico da Ultimatum, todas as informações do escritório estarão centralizadas para uma análise fácil e um visão ampla do seu negócio. O Software contempla a maior parte das demandas de um escritório de advocacia, otimizando tempo, automatizando processos e tornando o dia a dia do advogado muito mais simples.

Com uma carteira de clientes com mais de 3000 escritórios de advocacia atendidos, os serviços da Ultimatum foram desenvolvidos como uma solução completa, possibilitando o gerenciamento da carteira de clientes, processos, prazos, compromissos, financeiro, contratos, documentos e outros.

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Foi um prazer tê-lo por aqui e até a próxima!!!  😊

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Redatora Especializada em Gestão Jurídica

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