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O loop eterno das tarefas postergadas e como você pode destruí-lo

Você é uma daquelas pessoas que, no final do dia, descobre uma tarefa “pra ontem” que atrapalha o seu descanso ou, pior ainda, o de seu colega ou subordinado? Essas urgências acontecem com frequência? Quantas vezes elas foram urgências reais e não fruto de mau planejamento e organização?

São emergências artificiais aquelas tarefas das quais você tem conhecimento já há algum tempo, mas acaba sempre deixando para depois e não dando a devida atenção, até que seu prazo final chega e “de repente” você precisa se mobilizar ou mobilizar sua equipe inteira para resolvê-la. São emergências desnecessárias, que prejudicam o andamento de outros projetos, atrapalham o desempenho dos colaboradores e ainda os deixa ressentidos por serem responsabilizados por um problema que só é de última hora por sua causa.

Se você quer ser um profissional sério e respeitado, não seja essa pessoa descrita acima. Se planeje, organize seu calendário, suas tarefas e siga o planejamento de acordo. Para quem não tem esse costume, parece algo muito difícil de simplesmente começar a fazer, mas a maior dificuldade está, na verdade, em querer seguir o modelo de tal profissional famoso, em seguir o clássico “O que profissionais de sucesso fazem”, em que aparentemente todos acordam no mesmo horário, leem o mesmo jornal, fazem uma caminhada de tantos km, tomam o mesmo café da manhã, organizam seu dia com os mesmos critérios etc.

Não é assim que funciona na realidade. Cada pessoa tem suas necessidades, suas características e preferências que são bastante distintas. A fórmula do sucesso não está na manhã ou em uma rotina em certa ordem ou qualquer coisa do tipo. Está em saber se organizar de acordo com o que seu corpo pede e melhor se adapta, de acordo com seu estilo de vida, de forma a otimizá-lo.

Encontre a melhor forma que seu planejamento possa se encaixar na rotina, seja pela manhã ou à noite, de frente ao computador ou quando estiver fazendo exercício físico, descubra como é melhor pra você e este processo se tornará muito mais fácil e prazeroso.

Sobre o processo de planejamento, entenda que todas suas tarefas devem ser consideradas, independente de sua relevância. Não adianta tentar se convencer de que alguma hora você simplesmente irá lembrar e terá tempo e disposição para tal tarefa, porque no final das contas você sabe que, com seu dia a dia corrido, isso não vai acontecer. Se alguma ficar de fora, continuará sendo esquecida e adiada, por isso, tudo o que tiver que ser feito deve sair da subjetiva lista de tarefas e entrar de fato no seu calendário.

Definir dia e horário para fazer algo é o que fará com que você se organize e arranje tempo para, de fato, fazê-lo. Ainda, tente calcular uma duração realista, é muito comum subestimar o tempo que uma certa atividade irá precisar.

Para separar por prioridade cada tarefa e melhor organizar seu calendário, considere 3 fatores:

  • Dificuldade
  • Urgência
  • Importância

Ao dar uma nota de cada categoria para sua tarefa e somá-las, você terá uma melhor noção de como organizar seus afazeres a partir dos seus índices de prioridade, se planejando com muito mais eficiência e conseguindo que tudo seja feito a tempo e sem estresse.

Comece a tentar e verá que já com um pouco de prática, sua mente instintivamente irá priorizar e se organizar muito melhor, deixando a sua rotina (e de seus colegas) muito mais tranquila e produtiva.

 

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por Ultimatum