Como acompanhar processo judicial: dicas para advogados
O acompanhamento processual faz parte da rotina de escritórios de advocacia. Afinal, é uma das demandas dos profissionais envolvidos para apresentar informações aos clientes, bem como monitorar os eventos.Mas como acompanhar processo judicial de forma eficaz?
As inovações tecnológicas surpreenderam a todos com novas possibilidades de monitoramento processual de forma automática, instantânea e precisa. Tudo isso com aplicações acessíveis e fáceis de implantar. Por isso, hoje, a melhor forma de acompanhar processos jurídicos é por meio da automatização.
Assim, ninguém perde mais tempo e consegue até previsibilidade na hora de acompanhar o processo judicial.
Gostou do assunto e quer saber mais? Entenda melhor como a tecnologia pode ajudar nesse quesito com este conteúdo completo!
A importância de acompanhar processos
O direito está constantemente em um processo de inovação e atualização. Assim, é necessário que o escritório ou departamento jurídico acompanhe essa evolução e fique estagnado em um modelo antigo e arcaico.
A eficácia dos processos em um escritório de advocacia é fundamental para garantir um melhor posicionamento no mercado. A automação proporciona, justamente, condições para aumentar a produtividade e tornar o serviço prestado muito mais ágil, seguro e qualificado.
Tudo é muito dinâmico. Novas normativas, leis alteradas com frequência, a sociedade se modificando e com isso, as necessidades dos clientes seguem o mesmo fluxo.
Como é possível estar no mercado, atender os clientes na atualidade, sem ter métodos que se adaptem à realidade?
Tornar as tarefas e os procedimentos mais efetivos é necessário para que a sua prestação de serviço esteja cada vez mais qualificada, para que você possa aumentar cada vez mais sua carteira de clientes e consequentemente alcançar um bom posicionamento no mercado.
Inúmeras corporações especializadas em advocacia fazem isso para garantir o sucesso. Oferecer um serviço com princípios básicos de qualidade, disponibilidade e agilidade como diferenciais.
Um processo judicial normalmente passa por diversas etapas, que incluem fase probatória, sentenças, pedidos, petições, etc. Essas atualizações demandam ações por parte dos advogados, assim, devem ser acompanhadas de perto.
Afinal, essas ações estão ligadas a prazos para comparecimento ou apresentação de documentos. Perder esses prazos pode ser crucial para o insucesso ao final do processo.
Em um escritório, é muito comum sempre verificar o status de um processo, em busca de entender a fase em que ele está, se há decisões, o tempo de andamento, etc.
Contudo, a equipe geralmente lida com muitos deles, como 200 ou 300 ao mesmo tempo. Sendo assim, monitorar cada um e manter esse controle manualmente é um esforço enorme.
Além disso, trata-se de uma tarefa repetitiva, que não é muito estratégica, envolvendo atualizações de planilhas e muitas informações que podem se tornar confusas.
Vale mencionar que cada processo requer uma busca diferente, em sites distintos. Cada site pode apresentar uma interface, com informações dispostas em locais diferentes. Isso tudo agrega desafios na hora de gerenciar o monitoramento processual.
Por isso, quando falamos em como acompanhar um processo de uma forma eficaz, sem enfrentar esses percalços que mencionamos, a automação se torna uma solução viável.
Há um tempo atrás, todo esse processo era inevitavelmente físico, com documentos de papel sendo gerenciados. Então, a equipe precisaria buscar arquivos nos tribunais para entender o andamento e saber o que fazer.
Hoje, temos a facilidade de poder acessar sistemas na web. Ainda assim, trata-se de uma atividade onerosa, suscetível a falhas, repetitiva e desgastante. Por isso, é preciso recorrer à automação.
Como acompanhar processo judicial de forma automatizada
Não faz muito tempo que as consultas e acompanhamentos processuais eram feitos manualmente, com grande custo de mão de obra e tempo, além de um risco iminente de erro.
Hoje, essa atividade pode ser feita pela internet, realizando buscas por palavras-chave em sites oficiais.
Ao invés de pesquisar em um imenso volume de documentos até achar os arquivos do processo, é possível fazer essa pesquisa utilizando softwares jurídicos especializados. Hoje, o uso de um software jurídico se tornou algo imprescindível.
Facilitar os procedimentos, otimizar as rotinas e aumentar o controle das tarefas, tudo isso é algo que os escritórios conquistam com a implantação desta ferramenta.
Alguns dados como, o nome do cliente, o nome do advogado, razão social e outras chaves, podem ser usados no sistema para uma pesquisa rápida, fácil e segura.
Realizar essas buscas manualmente tornam o fluxo trabalhoso, oneroso e inseguro, contudo.
Por outro lado, a adesão de ferramentas tecnológicas avançadas tornou o escritório ainda mais ágil e eficiente.
Hoje, o advogado consegue uma linha do tempo com todos seus processos, de modo a acompanhar com alertas e com a visão direta todas as mudanças em um só local.
Assim, é possível integrar todas as áreas do escritório e tornar o trabalho de todos mais fácil. Não é preciso ficar preso a operações manuais, pois a aplicação já oferece automação e essa capacidade de integração otimizada.
Benefícios de automatizar o acompanhamento de processos num escritório de advocacia
São inúmeros os benefícios e vantagens da automatização da consulta e acompanhamento de processos no escritório. Listamos algumas delas a seguir
Minimização de retrabalhos e erros
Rotinas e execuções manuais estão relacionadas a um número muito maior de equívocos, sejam erros de digitação, seja pouca prática no uso e ainda um risco de manipulação de informações desatualizadas.
Além disso, controlar um volume considerável de arquivos, acarreta um aumento significativo no risco de perda das informações.
As buscas em sites oficiais podem ser difíceis e lentas, pois o volume de informações é gigantesco e a pesquisa com palavra-chave, sem automação, pode gerar dificuldades para localizar os dados corretos.
Além disso, em inúmeros momentos os sites estão fora do ar, indisponíveis.
Um software jurídico opera de forma inteligente, gerando um fluxo de trabalho coeso e disponibilizando as informações corretas quando necessário.
Esse processo também propicia redução de retrabalho e com isso, o tempo produtivo é mais bem aproveitado, os colaboradores ficam mais motivados e o resultado geral mais satisfatório.
Agilidade
Com o volume de informação e processos que um escritório de advocacia ou um departamento jurídico precisa gerenciar, achar meios de aproveitar o tempo e aumentar produtividade é o que toda organização mais deseja.
Com essas ações, ela aumenta o volume de atendimentos, foca nos itens mais importantes e maximiza os resultados.
Uma consulta manual é lenta e propícia a erros. Ao automatizar essas práticas o escritório ganha vantagem competitiva, por meio de procedimentos ágeis e coerentes.
Isso contribui com o aumento da produtividade, otimização do fluxo de trabalho e dinamização das ações.
Evolução das estratégias
Quando o acompanhamento de processos é realizado manualmente, os dados coletados vêm de forma segmentada e pouco precisa. As pesquisas precisam ser frequentes e repetitivas em função das constantes atualizações.
Isso gera condições desfavoráveis para um desenvolvimento de estratégias interessantes, principalmente porque não existe um controle e monitoramento de dados com análises de resultados, gráficos, comparativos e números fiéis, que fazem toda a diferença na tomada de decisão.
Como é possível analisar, formar ideias, criar argumentos e ponderações relevantes com dados tão aleatórios?
Mesmo que as famosas planilhas sejam utilizadas, o que não muda o conceito e a prática do trabalho manual, a tecnologia é o que permite integrar a informação com qualidade, precisão, segurança e agilidade.
Assim, a automação cria oportunidades para mais sucesso nos processos.
Satisfação de clientes
Para o cliente, ter mais visibilidade dos seus processos e do andamento deles é muito bom. Afinal, ao automatizar o acompanhamento, o escritório consegue acessar as informações que o cliente deseja em pouquíssimo tempo, o que melhora a relação comercial.
Quando a pessoa chegar ao advogado e perguntar sobre o seu processo, o profissional pode simplesmente acessar a base de dados e recuperar com alguns cliques todos os eventos.
O cenário é ainda melhor: é possível gerar alertas para o cliente para que ele também seja notificado quando houver mudança significativa no andamento. Assim, ele pode diretamente ficar sabendo o que está acontecendo e ficar mais feliz com a visibilidade.
Isso elimina um dos fatores que mais gera insatisfação nos clientes: a sensação de que os processos ficam sempre parados e demoram demais.
Competitividade
Outro ponto é a competitividade. Um escritório que conta com o apoio da automação de processos é capaz de se destacar no mercado.
Os clientes saberão que aquela equipe é eficiente e dispõe de soluções modernas e poderosas, então, vão preferir contratar aqueles profissionais.
O uso da tecnologia para modernizar operações é como uma divulgação natural. A adesão fala por si mesma e gera uma experiência tão boa que convence as pessoas e melhora a sua reputação no mercado.
Como acompanhar processo judicial da melhor forma online
Vamos entender melhor como acompanhar processo na internet de uma forma eficiente, com menos perda de tempo e menos erros.
1. Acesse o sistema referente ao seu processo
É importante entender que cada processo está associado a um sistema diferente, um portal específico.
Seguem alguns exemplos:
- processo trabalhista – TST
- processo de aposentadoria – Receita Federal
- processo de INSS – Receita Federal
Por isso, antes de começar, certifique-se de estar fazendo a pesquisa no site certo.
2. Busque pelo número do processo ou CPF
Em sites de tribunais ou de órgãos governamentais, sempre consta uma seção que permite buscar um processo por número ou pelo CPF dos envolvidos. Assim, você é capaz de filtrar as opções que estão na base de dados e encontrar o seu.
3. Consulte o andamento do processo
Então, verifique o andamento do processo e confira os eventos que marcaram a linha do tempo. É possível acessar todas as movimentações, a apresentação de documentos, as mudanças e até o documento que define a decisão, quando o processo já estiver finalizado.
4. Ou use um sistema de clipping jurídico
Uma alternativa para esse processo manual é implantar um sistema que faça o clipping jurídico. Essa expressão significa atualização automática, com filtragens de diversos sites em um só lugar.
Softwares jurídicos oferecem essa opção e permitem que você acompanhe os processos e suas mudanças a partir da interface principal deles.
Assim, você não perde nada e fica sabendo sobre os prazos para informar melhor os seus clientes e fazer um bom trabalho.
O principal fator de um desses sistemas é, como já falamos, a automação. Ao automatizar esse processo, você evita perder tempo na hora de lidar com múltiplos processos e garante agilidade para descobrir as informações.
Além disso, pode configurar os alertas para ficar sabendo de tudo com antecedência.
Conclusão
Como vimos, compreender como acompanhar processo requer um entendimento aprofundado do papel das tecnologias. Com as soluções modernas, é possível automatizar completamente essa operação para liberar funcionários e advogados.
Desse modo, obtém-se maior agilidade, eficácia, transparência, segurança, menos erros e menos perda de tempo. Os escritórios ganham com maior vantagem competitiva também.
Como foi analisado, cada tipo de acompanhamento apresenta uma complexidade, por isso, o monitoramento automático é tão essencial.
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