10 dicas para tornar sua rotina jurídica mais produtiva

Em cada profissão existe uma rotina padrão que é executada diariamente de acordo com as necessidades individuais. Na advocacia, algumas atividades são padrão e precisam ser realizadas no dia a dia: Análise de processos, petições, Atendimento de consultas, Reuniões com clientes, Reuniões com associados, Audiências, Atividades administrativas.

Com a evolução da tecnologia na área jurídica, do processo eletrônico e da certificação digital, a rotina dos advogados também evoluiu muito. Não tenha dúvidas de que se tornou muito mais produtiva e flexível, contudo, mesmo com todos esses avanços, aumentar ainda mais a performance do escritório ou departamento jurídico é o desejo de todos.

Aqui falaremos de 10 dicas importantes para a otimização de sua rotina:

1.    Crie uma agenda organizada e compartilhe-a com a sua equipe

Ter uma agenda, é um ponto básico para que os compromissos sejam cumpridos a tempo e a hora. Organize-a listando os principais eventos do dia, inclua uma pauta diária, semanal e até mensal, compartilhada com todos os colaboradores, para determinar a atividade de cada um e os prazos a serem cumpridos em cada tarefa. Um software de Gestão pode tornar essa tarefa muito fácil e eficiente.

2.     Defina prioridades

Após a agenda feita, liste por prioridade os compromissos. Isso ajuda a visualizar o seu dia de uma forma ampla e você estará preparado para os imprevistos que porventura surgirem.

O segredo, é escolher as tarefas de maior relevância na concretização dos objetivos. Após a execução das atividades prioritárias a próxima tarefa é executada, sem a preocupação de ter deixado algo inadiável pela metade. Atualmente, existem várias ferramentas de apoio, que podem ser usadas nessa gestão do tempo e na automatização das atividades do seu escritório/departamento jurídico

3.    Defina de 3 a 5 tarefas principais do dia

Após definir prioridades, escolha uma média entre 3 e 5 tarefas por dia, visto que é melhor você planejar uma média que consiga fazer com qualidade e eficiência do que planejar inúmeras coisas e não conseguir realizar nenhuma delas de forma satisfatória. Isso é fundamental dentro da rotina de advogado, para que de fato as coisas aconteçam corretamente e não fiquem no meio do caminho.

4.     Defina as atividades para cada período do dia

Se atente sempre pela pontualidade dos compromissos, sejam eles profissionais ou pessoais. Este é um item importantíssimo na gestão do tempo e da produtividade.

Ter uma rotina com horário fixo ajuda a manter o foco e a organização de cada tarefa, e assim, conseguir o máximo de eficácia ao cumpri-la.

Para tornar essa tarefa mais fácil, defina um tempo médio para reuniões e atendimentos aos clientes, defina períodos de tempo para realizar as atividades rotineiras, como ler e-mails, fazer ligações e inclusive montar sua agenda

5. Mantenha contato frequente com seus clientes

Se você fizer de algumas atividades, uma prática frequente, isso tornará o seu dia a dia mais fácil e sem dúvida fortalecerá o relacionamento e a confiança com seu cliente. Envio de relatórios, feedbacks de processos, tudo isso evita um excesso de reuniões e ligações, além de realizar a gestão da sua carteira de clientes de uma forma satisfatória e constante.

6.    Descanse seu cérebro e faça o que gosta e deseja

 É muito importante fazer pausas para revigorar a mente e manter o foco, por mais que possa achar ser produtivo trabalhar por longos períodos de tempo. Fazer pausas ao longo do dia é fundamental para manter o ânimo e renovar as energias para a rotina de trabalho. O ideal é estabelecer pequenas metas dentro de cada atividade e fazer pequenas pausas ao cumpri-las. É claro que as pausas não devem se estender por tempo indeterminado, impactando na produtividade.

 7.    Evite as possibilidades de distração

Evite redes sociais, whats app, ligações fora do horário de pausa e outros. Lembre-se da dica número três: estabelecer períodos definidos para cada atividade é importante para manter o foco e o resultado.

8.    Busque frequentemente especializações

Investir em novos conhecimentos é essencial para o exercício da profissão de advogado, uma vez que as mudanças nas legislações são constantes e assim, você se torna um especialista na área. Com isso, você passa a ter muito mais foco em determinada tarefa e além do que, com as especializações, você mantém e aumenta a rede de relacionamentos, gerando novas condições e oportunidades de negócios.

9. Reavalie o planejamento com frequência

Sempre verifique o que foi planejado, a agenda estabelecida, as tarefas delegadas. Se necessário, mude! Esse é um grande segredo de fazer com que a produtividade diária flua. Não deixe para ser pego de surpresa com mudanças repentinas de atividade, para que gaste tempo “apagando incêndio” e com retrabalhos constantes. Lembre-se sempre: Prevenir é melhor que remediar”.

10. Quando estiver em dúvida, tome a decisão

Determinação é sempre melhor do que procrastinação. Gerir é agir. Fazendo, você terá a oportunidade de aprender e acertar. O aprendizado sem dúvidas te leva a melhores decisões ao longo da vida, seja ela pessoal ou profissional.

Esperamos ter ajudado na reflexão sobre sua rotina e ações do dia a dia que afetam diretamente a sua produtividade e do seu negócio. Caso você tenha mais alguma rotina, atividade ou ferramenta para compartilhar conosco, deixe-as nos comentários.

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Até a próxima 😊

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Redatora Especializada em Gestão Jurídica

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