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10 Avaliações que devem ser feitas ao escolher um Software Jurídico

Realizar a escolha do software para o escritório ou departamento jurídico é uma tarefa complexa que exige calma e atenção. É importante avaliar alguns critérios que são fundamentais para achar uma ferramenta que se encaixe na sua necessidade. Um software completo, com manuseio simples que atenda o seu cotidiano e da sua equipe.

O melhor software para advogados, não é somente um software que gerencia processos jurídicos, precisa ser uma ferramenta que facilite-o dia a dia do advogado, melhore a produtividade da equipe, a organização do escritório e consequentemente a lucratividade e o crescimento.

Para auxiliá-lo nessa empreitada, vou compartilhar aqui, 10 critérios importantes a serem avaliados. Caso você já tenha feito a sua escolha, avalie se a fez corretamente:

1 – Pesquise as vantagens em usar um software jurídico

Um software jurídico é um programa de computador voltado para profissionais do direito, sejam, advogados autônomos, pequenos, médios ou grandes escritórios/departamentos jurídico, que automatiza as atividades do dia a dia.

Além de fazer a busca e atualização de movimentações de processos dos Diários Oficiais, eles possibilitam uma gestão dos mesmos, tornando essa rotina mais ágil e inteligente. Os melhores softwares jurídicos aumentam a produtividade dos escritórios,  garantem o cumprimento de todos os prazos e ainda, proporcionam a gestão como um todo, controlando: atendimento de clientes, armazenamento e controle de documentos, padronização de documentos em geral (peças, contratos), acompanhamento de indicadores através de gráficos e relatórios, gestão financeira e controle de tarefas, audiências e compromissos.

2 – Identifique o que você precisa otimizar no escritório/departamento jurídico

Avaliar a rotina do escritório e identificar o que você tem e o que deseja melhorar ou corrigir com a ferramenta, é essencial.

Primeiro questionamento é: Por que você quer ou precisa de um software jurídico?

É pelo crescimento atual do escritório? É pela queda na produtividade da equipe? Pelo aumento no número de processos ou clientes? Pela dificuldade de manter a organização da rotina?

Identifique se o motivo é um desses, vários ou todos. Eles são geralmente os mais urgentes, mas é claro que existem outros, como: O melhor uso de recursos humanos, abandono de planilhas de controle, que são processos inseguros e que demandam muita mão de obra e modernização do trabalho, entre outros.

3 – Avalie a relação custo-benefício

Neste momento vale uma reflexão muito importante: “Preço é o valor que você paga. Valor é o que você recebe.” O valor que o Sistema agregará ao seu negócio é o que fará toda a diferença.

O software precisa atender realmente as suas necessidades. Um sistema que faz isso, é o Nexus, que oferece personalização, uma adequação dos recursos ao seu negócio. Portanto, com a escolha certa, não tenha dúvidas que esse investimento trará o retorno em relação: Á custo com mão de obra, infraestrutura e garantirá um aumento de produtividade e crescimento.

Ao negociar, veja o quanto você economizará contratando um plano anual (com desconto) e não um mensal, negocie a forma de pagamento (parcelado, a vista), via cartão, boleto. Avalie também o quanto poupará em mão de obra e recursos, para entender que provavelmente não investirá mais dinheiro e sim substituirá um custo pelo outro, com perspectivas de ganho.

4 – Analise as questões de tecnologia, inovação e mobilidade

Busque um software com as seguintes características:

  • Que seja online, oferecendo assim um acesso 24 horas por dia com atualizações instantâneas
  • Que possua um sistema de armazenamento nas nuvens garantindo a segurança dos seus dados
  • Que tenha um sistema de backup avançado
  • E que seja acessado por qualquer navegador e dispositivo.

Valorize o fato de o sistema oferecer sincronismo com o Google, permitindo assim que agendas de contatos, compromissos, etc., sejam compartilhados e também que o acesso possa ser feito em desktops, notebooks, celulares e tablets nas versões Android e iOS.

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5 – Conheça como funciona o controle de prazos e compromissos

Aqui falamos do que é primordial na advocacia. Perder prazos é um fantasma que assombra qualquer advogado. Portanto, o controle de prazos é a ferramenta prioritária no software jurídico.

Busque um sistema que trabalhe com os prazos como um gerenciador de tarefas, possibilitando, notificações automáticas, controle de datas e horários, atribuições de tarefas, permitindo ao gestor uma visão geral de tudo o que está acontecendo, acompanhando inclusive, a gestão do tempo e a produtividade da equipe.

6 – Analise como é a gestão da produtividade e o acompanhamento de indicadores

Com certeza você já ouviu falar inúmeras vezes de metas, indicadores e o quanto as organizações os utilizam para acompanhamento e planejamento.

Os indicadores são informações que auxiliam na tomada de decisão. Os sistemas que os fornecem de uma forma simples, através de relatórios e gráficos, permitem que o advogado/gestor possa conhecer e analisar o que está acontecendo com seu negócio e quais atitudes devem ser tomadas para que o resultado permaneça ou para que um novo planejamento seja feito.

7 – Confira se existe um módulo de gestão financeira

Ter essa funcionalidade integrada ao software jurídico traz mais tranquilidade aos advogados. Todo o controle que você precisa em um sistema só. Você pode fazer o controle do fluxo de caixa completo com os dados armazenados de uma forma segura.

8 – Verifique se o software possui migração automática de processos

Esse critério é muito importante caso você já possua um software e queira fazer a mudança para outro, não tendo a necessidade de fazer a migração manual e também para os casos em que esteja adquirindo um agora e não queira cadastrar processo por processo manualmente.

Nem todos os sistemas oferecem essa opção. Consulte o artigo que fizemos, especialmente sobre o processo de Alimentação de dados no Sistema Gerenciador de Processos.

 9 – Pesquise sobre a empresa, tempo de mercado, credibilidade e avalie o suporte oferecido

Não é só a experiência que torna a empresa confiável. Entretanto, quanto mais tempo de mercado, maior conhecimento adquirido, maior o preparo e consequentemente, maior o aperfeiçoamento na especialidade. Um fator primordial nessa avaliação, é a preocupação que a empresa tem com a inovação e as ações internas e externas realizadas, para incentivar a modernização da advocacia.

Avalie o atendimento comercial, suporte e financeiro. Cheque os meios de acesso para contato com a empresa: chat online, blog, site, e-mail, redes sociais, telefone, via software!

10 – Analise os relatórios disponíveis para acompanhamento da gestão e resultados do seu negócio

Com o avanço da tecnologia, a transformação digital aumentou exponencialmente o poder que a informação tem de gerar valor para os negócios. Os sistemas jurídicos oferecem a possibilidade de cruzar informações para análise, oferecem filtros para facilitar a apresentação dos dados, gráficos e imagens, que mostram uma visão da realidade, facilitando a tomada de decisão.

No Nexus, os relatórios podem ser importados, extraídos em tela, PDF ou Excel, permitindo ao usuário personaliza-los quando necessário, além de inúmeros filtros que facilitam a organização dos dados.

Gostou do nosso artigo? Se sim, deixe seu like e compartilhe-o com um colega de trabalho, que esteja precisando esclarecer dúvidas sobre a escolha do melhor software jurídico para o seu negócio.

Até a próxima 😊

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Redatora Especializada em Gestão Jurídica

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